Automatyzacja obiegu faktur w SAUR NEPTUN GDAŃSK S.A.

W ramach współpracy z firmą SAUR NEPTUN GDAŃSK S.A. zespół e-MSI wykonał usługę wdrożenia elektronicznego systemu obiegu faktur.

Proces obiegu faktur we wdrożonym systemie jest uruchamiany poprzez automatyczne pobieranie faktur elektronicznych – wysyłanych przez klientów mailowo, lub po zeskanowaniu ręcznym. Do skanowanych ręcznie dokumentów naklejany jest kod kreskowy w formacie CODE 39. W przypadku dokumentów trafiających do systemu drogą mailowo, system automatycznie przypisuje do nich kody. Dzięki kodom parowanie faktur z załącznikami jest zautomatyzowane. Skanując kod otrzymujemy informacje o wszystkich załącznikach, źródle i typie dokumentów.

Kluczowym elementem wdrożenia był moduł inteligentnego odczytywania treści faktur – IDR (Invoice Data Recognition). IDR automatycznie znajduje kluczowe dane na skanach faktur i umieszcza je w polach formularzy. Po weryfikacji rozpoznanych danych przez użytkownika, system eksportuje faktury do systemu ERP. 

Wdrożony system został zintegrowany z systemem ERP firmy Softmaks w zakresie eksportu faktur z załącznikami i kontrahentów, użycia udostępnionych słowników, oraz licznych walidacji.

Dodatkową funkcjonalnością zaimplementowaną w tym projekcie jest dedykowany format czytania faktur za energię elektryczną. Dane szczegółowe o kolejnych punktach poboru takiej faktury są zwracane w formie pliku CSV.

Po wyróżnieniu systemu, zespół e-MSI przeszkolił użytkowników oraz administratorów systemu.

Projekt uwzględniał następujące działania:

• analizę przedwdrożeniową;
• udzielenie licencji i wdrożenie systemu obsługującego obszar obiegu dokumentów: faktur elektronicznych, skanów faktur papierowych;
• zintegrowanie wdrożonego systemu z systemem ERP Softmaks;
• szkolenia dla użytkowników końcowych i administratorów systemu;