Automatyzacja procesów w GBS w Barlinku

W 2019 roku Gospodarczy Bank Spółdzielczy (GBS) w Barlinku dołączył do grona klientów e-MSI i użytkowników JobRouter.

e-MSI podjęło się wdrożenia systemu mającego na celu zautomatyzowanie wewnętrznych procesów oraz zwiększenie efektywności pracy w GBS.

Do zautomatyzowanych procesów należały:

• Proces obiegu delegacji

Proces obiegu delegacji obejmuje składanie wniosków o wyjazd służbowy z możliwością aplikowania o zaliczkę. Posiada on również funkcję weryfikacji innych aktualnie zaplanowanych wyjazdów służbowych, dzięki czemu wyjazdy można ze sobą łączyć.
Zautomatyzowany obszar daje możliwość akceptacji wniosku przez bezpośredniego przełożonego, a następnie wspomaga proces rozliczenia delegacji, weryfikację rozliczenia merytoryczną i formalną. 
Ostatecznie trafia do księgowości gdzie na podstawie wcześniejszych wyliczeń opracowywana jest kwota do zapłaty / pobrania od pracownika. W procesie istnieje integracja z szyną danych def2500 służąca do wykonywania płatności za zaliczki i rozliczenie delegacji. 

• Proces zapotrzebowania

Użytkownicy systemu o uprzednio zdefiniowanych uprawnieniach, mogą tworzyć listy z produktami biurowymi. Takie zapotrzebowania są akceptowane przez kierowników, a następnie przez pracowników centrum kosztowych. Na koniec danego miesiąca wszystkie listy zapotrzebowań od poszczególnych działów są przesyłane do osoby odpowiedzialnej za całość zamówienia, która ma możliwość usuwania, dodawania i edycji tabeli zapotrzebowania. Gdy całość zostanie zweryfikowana i ostatecznie zaakceptowana, tabela zostaje automatycznie zamieniana w zamówienie i trafia do procesu o tej samej nazwie. 

• Proces zamówień

Proces składania zamówienia może być wykonywany w dwojaki sposób:

• Na podstawie zaakceptowanej listy produktów z procesu zapotrzebowania
• W sposób niezależny

Po złożeniu zamówienia  system automatycznie generuje dokument je przedstawiający. Dokument musi następnie zostać zaakceptowany przez wcześniej wyznaczoną do tej funkcji osobę. W procesie mamy możliwość wybrania ścieżki z opłacenie dokumentu proformy, po tym jak wystawi ją dla nas kontrahent. 
Płatność odbywa się poprzez integrację z szyną danych z systemu def2500.

• Proces budżetowania:

Proces ten służy do planowania budżetów w poszczególnych działach firmy GBS. Raz w roku deklarowane są budżety z rozpisaniem kosztów na poszczególne zadania w ramach 4 kwartałów. Koszty te są planowane przez poszczególnych kierowników działów, a następnie weryfikowane i akceptowane przez zarząd. Proces budżetowy jest ściśle powiązany z procesem obiegu faktur, w którym to poszczególne koszty z pozycji faktur wiązane są z zadaniami deklarowanymi w budżetach. 

• Proces obiegu faktur kosztowych

Obieg faktur kosztowych ma na celu automatyzację i przyśpieszenie ich akceptacji.  Dzięki integracji z procesem budżetowania, kontrolowanie wydatków na bieżąco stało się bardzo proste. Przebieg procesu zakłada wieloetapową akceptację, a także kontrolę formalno-rachunkową. W końcowym etapie procesu poprzez integrację z szyną danych programu def2500 faktura jest księgowana oraz generowane jest zlecenie płatności. 

Dodatkowo, Bank planuje wdrażanie dalszych procesów we własnym zakresie i przy wsparciu naszego zespołu.

Rok ukończenia: 2019