Gdańskie Wodociągi – Droga do cyfrowej efektywności

Gdańskie Wodociągi to jedno z kluczowych przedsiębiorstw użyteczności publicznej w Gdańsku, stolicy województwa pomorskiego. Firma została założona w celu zapewnienia mieszkańcom i przedsiębiorstwom dostępu do wysokiej jakości wody pitnej oraz efektywnego odprowadzania ścieków. Działa na rynku lokalnym, obsługując zarówno gminę Gdańsk, jak i pobliskie obszary.

Przedsiębiorstwo dysponuje nowoczesnymi technologiami i infrastrukturą, co pozwala na efektywne zarządzanie zasobami wodnymi oraz jakością usług.

Jako instytucja publiczna, firma kieruje się zasadami transparentności i odpowiedzialności społecznej, co przekłada się na aktywną współpracę z mieszkańcami oraz lokalnymi instytucjami.

Dzięki ciągłemu inwestowaniu w nowoczesne technologie i innowacyjne rozwiązania, Gdańskie Wodociągi dążą do poprawy efektywności operacyjnej i zminimalizowania wpływu swojej działalności na środowisko, co czyni je jednym z liderów w branży wodociągowej w regionie.

W celu usprawnienia i optymalizacji wewnętrznych procesów biznesowych,  2020 roku Gdańskie Wodociągi nawiązały współpracę z e-MSI Sp. z o.o., dostawcą nowoczesnych technologii informatycznych. Punktem wyjściowym współpracy było zdiagnozowanie potrzeby zautomatyzowania i usprawnienia obiegu faktur, co pozwoliłoby firmie na lepsze zarządzanie dokumentami oraz bardziej efektywną pracę. 

Po udanym wdrożeniu systemu obiegu faktur, które przyniosło oczekiwane korzyści, firma dostrzegła potencjał dalszej automatyzacji procesów. Zadowolenie z efektów pierwszego projektu skłoniło Gdańskie Wodociągi do podjęcia decyzji o kontynuacji cyfrowej transformacji, obejmującej automatyzację kolejnych kluczowych procesów. Kolejne kroki w tym zakresie dotyczyły wdrożenia narzędzi do zarządzania zapotrzebowaniami, zamówieniami oraz dokumentami magazynowymi, co miało na celu jeszcze większe usprawnienie działalności operacyjnej.

Zastosowane rozwiązanie

W ramach pierwszego etapu współpracy z Gdańskimi Wodociągami, e-MSI Sp. z o.o. wdrożyło elektroniczny system obiegu faktur w oparciu o paltformę JobRouter oraz IDR, który zautomatyzował przetwarzanie dokumentów oraz zintegrował je z systemem ERP Dynamics 365. Kluczowe elementy wdrożenia to:

• Automatyczne pobieranie faktur: System obsługuje faktury przesyłane drogą mailową oraz skanowane dokumenty, które są oznaczane kodem kreskowym w celu łatwiejszej identyfikacji.
• Moduł IDR: Inteligentny moduł rozpoznaje i automatycznie wypełnia kluczowe dane z faktur, eliminując ręczne wprowadzanie danych.
• Integracja z ERP Dynamics 365: System eksportuje zweryfikowane faktury z załącznikami do ERP, wykorzystując słowniki kontrahentów i liczne walidacje.
• Specjalny format dla faktur za energię: Implementacja dedykowanego formatu eksportu danych do plików CSV dla faktur energetycznych.

Kolejnym etapem projektu było wdrożenie system JobRouter, który zautomatyzował procesy obsługi zapotrzebowań, zamówień oraz dokumentów magazynowych (RW).

Kluczowe elementy wdrożenia

KORZYŚCI

• Automatyzacja procesów: Zautomatyzowano obsługę zapotrzebowań, zamówień i dokumentów magazynowych, co zmniejszyło liczbę ręcznych operacji.
• Zwiększona efektywność: Szybsze podejmowanie decyzji i realizacja procesów, dzięki automatycznym etapom akceptacji.
• Lepsza kontrola: Zarząd ma pełny wgląd w status zapotrzebowań, zamówień i dokumentów, co poprawia nadzór nad operacjami.
• Integracja z Microsoft Dynamics 365: Płynna wymiana danych z systemem ERP eliminuje potrzebę ręcznego wprowadzania dokumentów.
• Redukcja błędów: Automatyzacja zmniejszyła ryzyko błędów i czas korekt.
• Oszczędność czasu i zasobów: Pracownicy mogą skupić się na kluczowych zadaniach, dzięki wyeliminowaniu ręcznego przetwarzania.
• Poprawa współpracy: Lepsza komunikacja między działami i przejrzystość procesów.