Automatyzacja procesów biznesowych w W.EG Polska

Kolejnym naszym klientem została grupa spółek W.E.G należąca do grupy Würth. Grupa Würth składa się z 400 firm w 80 krajach i zatrudnia około 76 000 pracowników. 
Grupa W.E.G. jest największą jednostką biznesową Grupy Würth i jest jedną z głównych spółek w niemieckim handlu hurtowym artykułami elektrycznymi. W jej skład wchodzi W.E.G. Polska, dla której wdrożyliśmy system JobRouter.

Systemem objęliśmy następujące procesy:

• Proces delegacji krajowych i zagranicznych

Zautomatyzowane zostały wszystkie etapy związane z procesem delegacji pracownika. Począwszy od wysłania wniosku o delegację do przełożonego, jego akceptację i wydanie opcjonalnej zaliczki. Następnie delegowany pracownik ma obowiązek uzupełnienia opisu delegacji, która trafia do ponownej akceptacji przełożonego. Po akceptacji, wniosek jest automatycznie przesyłany do działu księgowego w celu weryfikacji formalno-rachunkowej. W ostatnim kroku, następuje wypłata delegacji pracownikowi.

• Proces zwrotu towarów

Uprawnienia do obsługi tego procesu zostały przypisane określonej grupie użytkowników. Proces rozpoczyna się od kroku wypełnienia wniosku o zwrot towaru. Następnie trafia on do kontrolera ds. zapasów, odpowiedzialnego za wykonanie analizy sprzedaży oraz kalkulacji rezerwy na zapasy dla towarów. W kolejnym kroku dokument zostaje wysłany do użytkownika o wyższych uprawnieniach, który podejmuje decyzje dotyczącą produktów, które mogą zostać zwrócone, oraz które zostaną w magazynie oddziału, a które zostaną skierowane do złomowania.
W kolejnym etapie procesu, zostaje określony tryb zwrotu przez kontrolera ds. zapasów. 

W zależności od typu zwrotu, uruchomione zostanie jedno z trzech zadań. Zadanie dla komisji weryfikacyjnej ds. złomowania; Zadanie dla koordynatora zwrotów polegające na potwierdzeniu wysyłki towaru do dostawcy; Zadanie dla kierownika magazynu polegające na weryfikacji ilościowej oraz jakościowej towaru i przyjęciu towaru na magazyn.

• Proces elektronicznego obiegu WZ-tek

Po dostarczeniu towaru do magazynu, dokument wydania zewnętrznego (WZ) jest skanowany, inicjując proces elektronicznego obiegu WZ-tek w JobRouter.
W pierwszym kroku system rozpoznaje treść WZ-tek za pomocą narzędzia OCR. Na podstawie danych z OCR, system JobRouter pobiera dane z systemu magazynowego i weryfikuje ich zgodność z wprowadzonym dokumentem.

Jedynie w przypadku wystąpienia niezgodności, zainicjowane zostaje zadanie dla działu logistyki, który może zlecić dodatkowe czynności dla osoby będącej w Dziale Rozliczeń Zakupów.
Natomiast jeśli wszystkie dane są poprawne, tworzony jest dokument przyjęcia towaru.

• Proces generowania raportów

W systemie skonfigurowane został raporty obrazujące działania użytkowników, w tym m .in.:
-Delegacje
– Zwrot towarów
– Lista wszystkich WZ wraz ze statusem
– Paczki bez WZ
– WZ w dziale rozliczeń

Dodatkowo system został wyposażony w funkcje:

• zarządzania użytkownikami 
• zarządzania grupami użytkowników oraz ich uprawnieniami
• zarządzania słownikami
• zarządzania raportami.